Căn cứ Quyết định số 166/QĐ-BHXH ngày 31/01/2019 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam về việc ban hành Quy trình giải quyết hưởng các chế độ BHXH, chi trả các chế độ BHXH, BHTN. Tiếp theo công văn số 2812/BHXH-LT ngày 02/8/2019 về việc cấp tài khoản truy cập phần mềm Lưu trữ Hồ sơ Điện tử trên Hệ thống để khai thác hồ sơ làm căn cứ giải quyết các chế độ BHXH.

BHXH Việt Nam hướng dẫn BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là BHXH tỉnh) số hóa và bổ sung hồ sơ để cập nhật lên Hệ thống Lưu trữ tập trung phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ và lưu trữ hồ sơ hưởng các chế độ BHXH như sau:

1. Số hóa và chuyển hồ sơ mới lên Hệ thống Lưu trữ tập trung

Việc cập nhật hồ sơ mới lên Hệ thống Lưu trữ tập trung được thực hiện tại các Phòng/Bộ phận (gọi chung là bộ phận) nghiệp vụ với các bước cụ thể sau:

Bước 1: Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả thủ tục hành chính thực hiện số hóa toàn bộ hồ sơ giấy đã tiếp nhận (trừ sổ BHXH) để cập nhật vào Hệ thống (kiểm tra đảm bảo đủ thành phần hồ sơ, tính chính xác, tính toàn vẹn của hồ sơ; scan toàn bộ hồ sơ giấy để cập nhật vào Hệ thống) và chuyển Bộ phận Chế độ BHXH;

Bước 2: Bộ phận Chế độ BHXH truy cập vào Hệ thống, cập nhật thông tin, đối chiếu với dữ liệu để xét duyệt hồ sơ hưởng các chế độ BHXH và trình lãnh đạo phê duyệt các quyết định, bản quá trình đóng BHXH (nếu có) tương ứng với từng chế độ theo mẫu ban hành kèm theo Quyết định số 166/QĐ-BHXH; đồng thời in 02 bản các quyết định hưởng, bản quá trình đóng BHXH trình lãnh đạo ký phát hành: chuyển Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả thủ tục hành chính.

Bước 3: Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả thủ tục hành chính nhận hồ sơ đã được giải quyết từ Bộ phận chế độ BHXH để trả cho người nộp theo hình thức đã đăng ký nhận hồ sơ. Tích hợp hồ sơ giấy đã tiếp nhận (đã được số hóa) với hồ sơ đã được giải quyết (đã được ký sổ) từ Bộ phận Chế độ BHXH, kiểm tra thành phần hồ sơ, nếu đầy đủ và đảm bảo tính pháp lý thì chuyển sang Hệ thống lưu trữ tập trung; đồng thời tổ chức lưu trữ hồ sơ giấy theo quy định.

2. Bổ sung hồ sơ trong quá trình giải quyết chế độ BHXH

Trong quá trình khai thác hồ sơ hưởng BHXH tại phần mềm Lưu trữ Hồ sơ Điện tử (địa chỉ: luutruhsdt.baohiemxahoi.gov.vn) mà tại kho Lưu trữ Hồ sơ Điện tử không Lưu trữ hồ sơ hoặc có hồ sơ nhưng không đầy đủ như hồ sơ đang Lưu trữ tại BHXH tỉnh thì BHXH tỉnh gửi hồ sơ hoặc thành phần hồ sơ còn thiếu (bản chính) về BHXH Việt Nam (Trung tâm Lưu trữ) để kịp thời số hóa, cập nhật vào Hệ thống lưu trữ tập trung; đồng thời sao y một bộ để lưu trữ tại BHXH tỉnh.

Yêu cầu Giám đốc BHXH tỉnh chỉ đạo các bộ phận nghiệp vụ số hóa, cập nhật kịp thời hồ sơ hưởng BHXH lên Hệ thống Lưu trữ tập trung theo quy định.