Kính gửi: Cục Hải quan các tỉnh, thành phố.

Tổng cục Hải quan nhận được công văn của Hiệp hội Dệt may Việt Nam về khó khăn khi thực hiện thủ tục thông báo hợp đồng gia công lại bằng bản giấy do phải đi lại giữa hải quan và doanh nghiệp nên mất nhiều thời gian để thực hiện thủ tục này. Đồng thời trong bối cảnh đại dịch Covid 19 diễn biến phức tạp, việc tìm kiếm các đơn hàng, cũng như yêu cầu của đối tác ngày càng khó khăn. Vì vậy, căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 62 Thông tư số 38/2015/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung tại khoản 41 Điều 1, khoản 1 Điều 3 Thông tư số 39/2018/TT-BTC về thủ tục hải quan đối với trường hợp thuê gia công lại và tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp trong thời gian cơ quan hải quan đang xây dựng hệ thống, Tổng cục Hải quan yêu cầu Cục Hải quan các tỉnh, thành phố thực hiện như sau:

1. Cục trưởng Cục Hải quan các tỉnh, thành phố chỉ đạo các Chi cục Hải quan trực thuộc thực hiện thủ tục hải quan đối với loại hình gia công, sản xuất xuất khẩu tạo lập, sử dụng hòm thư điện tử ngành hải quan (tên miền @customs.gov.vn) để tiếp nhận thông báo hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công lại bằng giấy theo mẫu số 18a/TB-HĐGCL/GSQL Phụ lục II Thông tư số 39/2018/TT-BTC.

Hòm thư điện tử của Chi cục Hải quan quản lý tiếp nhận thông báo hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công lại phải được công bố tại trụ sở Chi cục Hải quan, trên trang thông tin điện tử của Cục Hải quan tỉnh, thành phố và phối hợp với Cục Công nghệ thông tin & Thống kê Hải quan để công bố trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan.

2. Cục trưởng Cục Hải quan các tỉnh, thành phố chỉ đạo các Chi cục Hải quan tiếp nhận thông báo hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công lại bằng hòm thư điện tử đảm bảo nguyên tắc sau:

a) Thông báo cho tổ chức, cá nhân có hoạt động gia công, sản xuất xuất khẩu về việc Chi cục Hải quan quản lý thực hiện tiếp nhận thông báo hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công lại qua hòm thư điện tử của Chi cục Hải quan kể từ ngày 02/05/2021 và đề nghị tổ chức, cá nhân có văn bản thông báo cho Chi cục Hải quan quản lý thông tin địa chỉ thư điện tử được sử dụng để thực hiện thông báo hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công lại, cũng như nhận phản hồi số tiếp nhận của cơ quan hải quan.

Trường hợp tổ chức, cá nhân có sự thay đổi về địa chỉ thư điện tử thì thông báo lại bằng văn bản cho Chi cục Hải quan quản lý.

b) Phân công công chức thường xuyên kiểm tra hòm thư điện tử của Chi cục để tiếp nhận thông báo hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công lại và phản hồi số tiếp nhận thông báo hợp đồng gia công lại cho tổ chức, cá nhân trong thời hạn 2 giờ làm việc kể từ ngày nhận được thông báo do tổ chức, cá nhân gửi qua thư điện tử. Trường hợp thực hiện thông báo hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công lại ngoài giờ làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ thì tổ chức, cá nhân phải thông báo cho Chi cục hải quan quản lý theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 38/2015/TT-BTC.

c) Mở sổ theo dõi, cấp số tiếp nhận thông báo hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công lại. Trong đó tối thiểu có các chỉ tiêu: Ngày tiếp nhận thông báo hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công lại là ngày nhận được email của tổ chức, cá nhân; số tiếp nhận hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công lại; tên/mã số thuế tổ chức, cá nhân nhận gia công cho thương nhân nước ngoài; tên/mã số thuế của tổ chức, cá nhân nhận gia công lại; số hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công lại, ngày hiệu lực, ngày kết thúc hợp đồng gia công lại; địa chỉ hòm thư của tổ chức, cá nhân nhận gia công cho thương nhân nước ngoài; tên công chức tiếp nhận hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công lại.

Cấp số tiếp nhận hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công lại theo cấu trúc sau:

+ Đối với hợp đồng gia công lại gồm: mã Chi cục Hải quan quản lý/HDGCL/năm tiếp nhận hợp đồng gia công lại - số thứ tự tiếp nhận hợp đồng gia công lại là số tăng dần theo năm dương lịch;

+ Đối với phụ lục của hợp đồng gia công lại: mã Chi cục Hải quan quản lý/HDGCL/năm tiếp nhận hợp đồng gia công lại - số thứ tự tiếp nhận hợp đồng gia công lại là số tăng dần theo năm dương lịch/PL số thứ tự của phụ lục mà cơ quan hải quan tiếp nhận.

Ví dụ: Chi cục Hải quan Vĩnh Phúc thuộc Cục Hải quan thành phố Hà Nội khi tiếp nhận hợp đồng gia công lại số đầu tiên của Công ty A trong năm 2021 thì khi cấp số tiếp nhận ghi là: 01PR/HDGCL/2021-01. Khi Công ty A thông báo phụ lục đầu tiên của hợp đồng gia công lại nêu trên thì số tiếp nhận phụ lục ghi là: 01PR/HDGCL/2021-01/PL01. Khi Công ty A thông báo phụ lục của hợp đồng gia công lại nêu trên lần thứ hai thì số tiếp nhận phụ lục ghi là: 01PR/HDGCL/2021-01/PL02

d) Thông báo hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công lại được lưu giữ tại hòm thư điện tử và Chi cục Hải quan quản lý in 01 bản giấy từ thư điện tử để lưu giữ theo thứ tự số tiếp nhận hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công đã được cấp.

3. Cục Công nghệ thông tin & Thống kê Hải quan phối hợp, hỗ trợ Cục Hải quan tỉnh, thành phố trong việc tạo lập, sử dụng hòm thư điện tử ngành hải quan để tiếp nhận thông báo hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công lại đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn, bảo mật thông tin và đăng tải thông tin hòm thư điện tử của các Chi cục Hải quan quản lý trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan.

4. Cục trưởng Cục Hải quan các tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm trước Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan về việc tổ chức, triển khai thực hiện việc tiếp nhận thông báo hợp đồng/phụ lục hợp đồng gia công qua hòm thư điện tử.

5. Trong quá trình triển khai nếu phát sinh vướng mắc vượt thẩm quyền thì báo cáo Tổng cục Hải quan (Cục Giám sát quản lý về hải quan) để được hướng dẫn.

Tổng cục Hải quan thông báo để Cục Hải quan các tỉnh, thành phố biết, thực hiện./