Quỹ – Thu tiền mặt

I. Giới thiệu:

            Nội dung tài liệu hỗ trợ hướng dẫn người dùng cách thực hiện một số nghiệp vụ kế toán về Quỹ - Thu tiền mặt trên phần mềm iKeToan™, theo những nội dung như sau:

1. Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt

2. Khách hàng ứng trước tiền mua hàng bằng tiền mặt

3. Khách hàng trả nợ bằng tiền mặt

4. Thu tiền trả nợ của nhiều khách hàng bằng tiền mặt

5. Hoàn thuế GTGT bằng tiền mặt

6. Thu hoàn ứng bằng tiền mặt sau khi quyết toán tạm ứng

7. Thu khác bằng tiền mặt

II. Hướng dẫn:

1. Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt:

1.1. Định khoản:

Nợ TK 111                              Tiền mặt

           Có TK 112                   Tiền gửi ngân hàng

1.2. Mô tả nghiệp vụ:

Khi công ty có nhu cầu rút tiền gửi ở ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, sẽ phát sinh các hoạt động sau:

- Kế toán thanh toán ngân hàng lập séc rút tiền mặt

- Sau khi có đủ chữ ký của Giám đốc và kế toán trưởng, kế toán thanh toán ngân hàng sẽ mang séc đi rút tiền mặt tại ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt của công ty.

- Kế toán thanh toán tiền mặt sẽ lập Phiếu thu.

- Thủ quỹ sẽ căn cứ vào Phiếu thu để thu tiền, đồng thời ghi sổ quỹ.

- Kế toán thanh toán tiền mặt căn cứ vào Phiếu thu có chữ ký của thủ quỹ và người nộp tiền để ghi số kể toán tiền mặt.

1.3. Các bước thực hiện:

- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu ra”.

- Bảng Quản lý bán ra: “Phiếu thu” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu thu (số chứng từ, người nộp, ngày nộp, lý do, số tiền,...) > “Lưu”.

- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > chọn tài khoản Nợ/Có tương ứng > “Ghi (F5)”.

- Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng.

2. Khách hàng ứng trước tiền mua hàng bằng tiền mặt:

2.1 Định khoản:

Nợ TK 111                              Tiền mặt

           Có TK 131                   Phải thu của khách hàng

2.2. Mô tả nghiệp vụ:

Trường hợp khách hàng ứng trước tiền mua hàng bằng tiền mặt, sẽ phát sinh các hoạt động sau:

- Sau khi nhận được tiền ứng trước của khách hàng, nhân viên sẽ yêu cầu kế toán thanh toán lập Phiếu thu.

- Thủ quỹ sẽ căn cứ vào Phiếu thu để thu tiền mặt, đồng thời ghi sổ quỹ.

- Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu thu có chữ ký của thủ quỹ và người nộp tiền để ghi số kể toán tiền mặt.

2.3. Các bước thực hiện:

- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu ra”.

- Bảng Quản lý bán ra: “Phiếu thu” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu thu (số chứng từ, người nộp, ngày nộp, lý do, số tiền,...) > “Lưu”.

- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > chọn tài khoản Nợ/Có tương ứng > “Ghi (F5)”.

- Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng.

3. Khách hàng trả nợ bằng tiền mặt:

3.1 Định khoản:

Nợ TK 111                              Tiền mặt

           Có TK 131                   Phải thu của khách hàng

3.2. Mô tả nghiệp vụ:

Khi khách hàng mang tiền mặt đến trả nợ, sẽ phát sinh một số hoạt động sau:

- Sau khi nhận được tiền trả nợ của khách hàng, nhân viên sẽ yêu cầu kế toán thanh toán lập Phiếu thu.

- Thủ quỹ sẽ căn cứ vào Phiếu thu để thu tiền mặt, đồng thời ghi sổ quỹ.

- Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu thu có chữ ký của thủ quỹ và người nộp tiền để ghi số kể toán tiền mặt.

=> Nếu khách hàng thanh toán trong thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán, công ty sẽ chỉ thu số tiền sau khi đã trừ đi chiết khấu. Khi đó kế toán thanh toán hạch toán bổ sung thêm bút toán chiết khấu thanh toán: Nợ TK 635/Có TK 131.

3.3. Các bước thực hiện:

- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu ra”.

- Bảng Quản lý bán ra: “Phiếu thu” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu thu (số chứng từ, người nộp, ngày nộp, lý do, số tiền,...) > “Lưu”.

- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > chọn tài khoản Nợ/Có tương ứng > “Ghi (F5)”.

- Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng.

4. Thu tiền trả nợ của nhiều khách hàng bằng tiền mặt: 

4.1 Định khoản:

Nợ TK 111                              Tiền mặt

           Có TK 131                   Phải thu của khách hàng

4.2. Mô tả nghiệp vụ:

Khi nhân viên thu được tiền của nhiều khách hàng bằng tiền mặt, sẽ phát sinh một số hoạt động sau:

- Sau khi nhận được tiền trả nợ của nhiều khách hàng, nhân viên sẽ yêu cầu kế toán thanh toán lập Phiếu thu.

- Thủ quỹ sẽ căn cứ vào Phiếu thu để thu tiền mặt, đồng thời ghi sổ quỹ.

- Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu thu có chữ ký của thủ quỹ và người nộp tiền để ghi số kể toán tiền mặt.

=> Nếu khách hàng thanh toán trong thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán, công ty sẽ chỉ thu số tiền sau khi đã trừ đi chiết khấu. Khi đó kế toán thanh toán hạch toán bổ sung thêm bút toán chiết khấu thanh toán: Nợ TK 635/Có TK 131.

4.3. Các bước thực hiện:

- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu ra”.

- Bảng Quản lý bán ra: “Phiếu thu” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu thu (số chứng từ, người nộp, ngày nộp, lý do, số tiền,...) > “Lưu”.

- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > chọn tài khoản Nợ/Có tương ứng > “Ghi (F5)”.

- Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng.

5. Hoàn thuế GTGT bằng tiền mặt:

5.1 Định khoản:

Nợ TK 111                              Tiền mặt

           Có TK 133                   Thuế GTGT được khấu trừ

5.2. Mô tả nghiệp vụ:

Trường hợp công ty đủ điều kiện xin xét hoàn thuế GTGT, sẽ phát sinh các hoạt động sau:

- Lập hồ sơ đề nghị hoàn thuế và gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

- Nếu hồ sơ được phê duyệt và nhận lại tiền hoàn thuế bằng tiền mặt, người chịu trách nhiệm sẽ nhận lại tiền thuế từ Kho bạc và mang về quỹ để nộp

- Kế toán thanh toán lập Phiếu thu

- Thủ quỹ sẽ căn cứ vào Phiếu thu để thu tiền, đồng thời ghi sổ quỹ.

- Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu thu có chữ ký của thủ quỹ và người nộp tiền để ghi số kể toán tiền mặt.

5.3. Các bước thực hiện:

- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu ra”.

- Bảng Quản lý bán ra: “Phiếu thu” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu thu (số chứng từ, người nộp, ngày nộp, lý do, số tiền,...) > “Lưu”.

- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > chọn tài khoản Nợ/Có tương ứng > “Ghi (F5)”.

- Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng.

6. Thu hoàn ứng bằng tiền mặt sau khi quyết toán tạm ứng nhân viên:

6.1 Định khoản:

Nợ TK 111                              Tiền mặt

           Có TK 141                   Tạm ứng

6.2. Mô tả nghiệp vụ:

Sau khi đã chuẩn bị đủ các chứng từ, hoá đơn, nhân viên thực hiện các thủ tục quyết toán tạm ứng, khi đó bộ phận kế toán thường phát sinh các hoạt động sau:

- Kế toán thanh toán kiểm tra và xác nhận các khoản chi tiêu theo đúng mục đích và quy định của công ty.

- Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt quyết toán tạm ứng

- Căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ, nếu số tiền tạm ứng lớn hơn số tiền đã chi, kế toán thanh toán thực hiện lập Phiếu thu để nhập quỹ số tiền thừa từ người nhận tạm ứng.

- Nhân viên ký Phiếu thu và nộp tiền. Còn thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu để thu tiền, đồng thời ghi sổ quỹ

- Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu thu có chữ ký của thủ quỹ và người nộp tiền để ghi số kể toán tiền mặt.

6.3. Các bước thực hiện:

- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu ra”.

- Bảng Quản lý bán ra: “Phiếu thu” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu thu (số chứng từ, người nộp, ngày nộp, lý do, số tiền,...) > “Lưu”.

- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > chọn tài khoản Nợ/Có tương ứng > “Ghi (F5)”.

- Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng.

7. Thu khác bằng tiền mặt:

7.1 Định khoản:

Nợ TK 111                              Tiền mặt

           Có TK 136                   Phải thu nội bộ

           Có TK 138                   Phải thu khác

           Có TK 244                   Cầm cố, thế chấp, kỹ quỹ, ký cược (TT200)

           Có TK 1386                 Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược (TT133)  

           Có TK 228                   Đầu tư khác (TT200)

           Có TK 228                   Đầu tư góp vốn vào đơn vị khác (TT133)

           Có TK 338                   Phải trả, phải nộp khác

           Có TK 411                   Vốn đầu tư của chủ sở hữu

          Có TK 515                   Doanh thu hoạt động tài chính

          Có TK 711                   Thu nhập khác

          Có TK ...

7.2 Mô tả nghiệp vụ:

Khi phát sinh các nghiệp vụ thu khác bằng tiền mặt, thường phát sinh các hoạt động sau:

- Kế toán thanh toán sẽ lập Phiếu thu.

- Thủ quỹ sẽ căn cứ vào Phiếu thu để thu tiền, đồng thời ghi sổ quỹ.

- Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu thu có chữ ký của thủ quỹ và người nộp tiền để ghi số kể toán tiền mặt.

7.3 Các bước thực hiện:

- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu ra”.

- Bảng Quản lý bán ra: “Phiếu thu” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu thu (số chứng từ, người nộp, ngày nộp, lý do, số tiền,...) > “Lưu”.

- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > chọn tài khoản Nợ/Có tương ứng > “Ghi (F5)”.

- Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng.