Quỹ – Chi tiền mặt

I. Giới thiệu:

            Nội dung tài liệu hỗ trợ hướng dẫn người dùng cách thực hiện một số nghiệp vụ kế toán về Quỹ - Chi tiền mặt trên phần mềm iKeToan™, theo những nội dung như sau:

1. Mang tiền mặt gửi vào ngân hàng

2. Trả trước tiền hàng cho Nhà cung cấp bằng tiền mặt

3. Trả tiền nợ cho Nhà cung cấp bằng tiền mặt

4. Tạm ứng cho nhân viên bằng tiền mặt

5. Trả lương bằng tiền mặt

6. Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu bằng tiền mặt 

7. Nộp các loại thuế khác bằng tiền mặt (GTGT, TNDN, TTĐB...)

8. Nộp bảo hiểm bằng tiền mặt

9. Chi khác bằng tiền mặt

II. Hướng dẫn:

1. Mang tiền mặt gửi vào ngân hàng:

1.1 Định khoản:

Nợ TK 112                              Tiền gửi ngân hàng

            Có TK 111                   Tiền mặt

1.2 Mô tả nghiệp vụ:

Khi tiền mặt tại quỹ lớn hơn mức quy định, công ty sẽ mang tiền mặt nộp vào tài khoản tại ngân hàng. Khi đó sẽ phát sinh các hoạt động sau:

- Kế toán thanh toán tiền mặt lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.

- Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ.

- Kế toán thanh toán ngân hàng nhận tiền từ thủ quỹ để ra ngân hàng nộp tiền vào tài khoản. Còn thanh toán kế toán tiền mặt sẽ căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ.

1.3 Các bước thực hiện:

- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.

- Bảng Quản lý mua vào: “Phiếu chi” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu chi (số chứng từ, đối tượng, người nhận, lý do chi, số tiền,...) > “Lưu”.

- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > chọn tài khoản Nợ/Có tương ứng > “Ghi (F5)”.

- Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng.

2. Trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt:

2.1 Định khoản:

Nợ TK 331                              Phải trả cho người bán

            Có TK 111                   Tiền mặt

2.2 Mô tả nghiệp vụ:

Trường hợp công ty ứng trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp, khi đó sẽ phát sinh các hoạt động sau:

- Căn cứ vào hợp đồng mua hàng, trên đó yêu cầu công ty phải trả trước tiền mua hàng, nhân viên mua hàng sẽ yêu cầu chi tiền.

- Kế toán thanh toán lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.

- Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt, thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ

- Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi sổ kế toán tiền mặt.

2.3 Các bước thực hiện:

- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.

- Bảng Quản lý mua vào: “Phiếu chi” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu chi (số chứng từ, đối tượng, người nhận, lý do chi, số tiền,...) > “Lưu”.

- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > chọn tài khoản Nợ/Có tương ứng > “Ghi (F5)”.

- Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng.

3. Trả tiền nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt:

3.1 Định khoản:

Nợ TK 331                              Phải trả cho người bán

            Có TK 111                   Tiền mặt

3.2 Mô tả nghiệp vụ:

Khi công ty trả nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt, thường phát sinh các hoạt động sau:

- Căn cứ vào yêu cầu của nhân viên đi trả nợ hoặc công ty (nhà cung cấp) đến đòi nợ, kế toán thanh toán sẽ lập Phiếu chi.

- Chuyển Phiếu chi cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt

- Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt, thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ

- Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi số kể toán tiền mặt.

=> Nếu công ty trả tiền trong thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán, thì sẽ chỉ phải trả cho nhà cung cấp số tiền sau khi đã trừ chiết khấu thanh toán. Khi đó kế toán thanh toán hạch toán bổ sung thêm bút toán chiết khấu thanh toán: Nợ TK 331/Có TK 515.

3.3 Các bước thực hiện:

- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.

- Bảng Quản lý mua vào: “Phiếu chi” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu chi (số chứng từ, đối tượng, người nhận, lý do chi, số tiền,...) > “Lưu”.

- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > chọn tài khoản Nợ/Có tương ứng > “Ghi (F5)”.

- Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng.

4. Tạm ứng cho nhân viên bằng tiền mặt:

4.1 Định khoản:

Nợ TK 141                              Tạm ứng

            Có TK 111                   Tiền mặt

4.2 Mô tả nghiệp vụ:

Khi nhân viên xin đề nghị tạm ứng tiền mặt để: đi công tác, mua hàng hoá, tiếp khách... bộ phận kế toán thường phát sinh các hoạt động sau:

- Căn cứ vào đề nghị tạm ứng của nhân viên đã được trưởng phó/phòng và Giám đốc phê duyệt, kế toán thanh toán sẽ lập Phiếu chi.

- Chuyển Phiếu chi cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt

- Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt, thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ

- Nhân viên ký Phiếu chi và nhận tiền. Còn kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi số kể toán tiền mặt.

4.3 Các bước thực hiện:

- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.

- Bảng Quản lý mua vào: “Phiếu chi” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu chi (số chứng từ, đối tượng, người nhận, lý do chi, số tiền,...) > “Lưu”.

- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > chọn tài khoản Nợ/Có tương ứng > “Ghi (F5)”.

- Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng.

5. Trả lương bằng tiền mặt:

5.1 Định khoản:

Nợ TK 334                              Phải trả người lao động

            Có TK 111                   Tiền mặt

5.2 Mô tả nghiệp vụ:

Hàng tháng, căn cứ vào Bảng lương đã được duyệt, bộ phận nhân sự sẽ gửi yêu cầu trả lương cho bộ phận kế toán. Khi đó sẽ phát sinh các hoạt động:

- Kế toán thanh toán lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.

- Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ.

- Nhân sự nhận tiền và căn cứ vào bảng lương để tiến hành trả lương cho nhân viên. Còn kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi sổ kế toán tiền mặt.

5.3 Các bước thực hiện:

- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.

- Bảng Quản lý mua vào: “Phiếu chi” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu chi (số chứng từ, đối tượng, người nhận, lý do chi, số tiền,...) > “Lưu”.

- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > chọn tài khoản Nợ/Có tương ứng > “Ghi (F5)”.

- Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng.

6. Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu bằng tiền mặt:

6.1 Định khoản:

Nợ TK 33312                         Thuế GTGT hàng nhập khẩu

           Có TK 111                   Tiền mặt

6.2 Mô tả nghiệp vụ:

Khi công ty phát sinh nghiệp vụ nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu bằng tiền mặt, sẽ phát sinh các hoạt động sau:

- Căn cứ vào số thuế GTGT phải nộp do cơ quan hải quan xác định, nhân viên chịu trách nhiệm mua hàng nhập khẩu yêu cầu chi tiền mặt để nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu.

- Kế toán thanh toán lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.

- Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ

- Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi sổ kế toán tiền mặt

- Sau khi nộp thuế xong, nhân viên đi nộp thuế sẽ giao lại cho kế toán thanh toán giấy xác nhận nộp thuế của Kho bạc.

- Kế toán thanh toán sau khi nhận được giấy xác nhận nộp thuế sẽ kê khai hoá đơn nhập khẩu lên bảng kê thuế GTGT mua vào.

6.3 Các bước thực hiện:

- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.

- Bảng Quản lý mua vào: “Phiếu chi” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu chi (số chứng từ, đối tượng, người nhận, lý do chi, số tiền,...) > “Lưu”.

- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > chọn tài khoản Nợ/Có tương ứng > “Ghi (F5)”.

- Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng.

7. Nộp các loại thuế khác bằng tiền mặt (GTGT, TNDN, TTĐB, ...): 

7.1 Định khoản:

Nợ TK 33311                          Thuế GTGT đầu ra

Nợ TK 3332                            Thuế tiêu thụ đặc biệt

Nợ TK 3333                            Thuế xuất, nhập khẩu

Nợ TK 3334                            Thuế thu nhập doanh nghiệp

Nợ TK 3335                            Thuế thu nhập cá nhân

Nợ TK 3336                            Thuế tài nguyên

Nợ TK 3337                            Thuế nhà đất, tiền thuê đất

Nợ TK 3338                            Thuế Bảo vệ môi trường và các loại thuế khác

Nợ TK 3339                            Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác

            Có TK 111                   Tiền mặt

7.2 Mô tả nghiệp vụ:

Khi công ty phát sinh các nghiệp vụ nộp: thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN, thuế tiêu thụ đặc biệt... thường phát sinh các hoạt động sau:

- Căn cứ vào Tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN, TTĐB, thuế môn bài... kế toán thuế yêu cầu chi tiền nộp thuế.

- Kế toán thanh toán lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.

- Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ

- Kế toán thuế nhận tiền và nộp thuế vào tài khoản của cơ quan thuế. Còn kế toán thanh toán thì căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi sổ kế toán tiền mặt.

7.3 Các bước thực hiện:

- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.

- Bảng Quản lý mua vào: “Phiếu chi” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu chi (số chứng từ, đối tượng, người nhận, lý do chi, số tiền,...) > “Lưu”.

- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > chọn tài khoản Nợ/Có tương ứng > “Ghi (F5)”.

- Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng.

8. Nộp bảo hiểm bằng tiền mặt:

8.1 Định khoản:

Nợ TK 3382                            Kinh phí công đoàn

Nợ TK 3383                            Bảo hiểm xã hội

Nợ TK 3384                            Bảo hiểm y tế

Nợ TK 3385                            Bảo hiểm thất nghiệp (TT133)

Nợ TK 3386                            Bảo hiểm thất nghiệp (TT200)

            Có TK 111                   Tiền mặt

8.2 Mô tả nghiệp vụ:

Khi công ty phát sinh các nghiệp vụ nộp bảo hiểm cho nhân viên, thường phát sinh các hoạt động sau:

- Căn cứ vào Bảng lương của nhân viên, nhân viên chịu trách nhiệp nộp bảo hiểm sẽ lập yêu cầu chi tiền mặt để nộp bảo hiểm.

- Kế toán thanh toán lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.

- Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ

- Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi sổ kế toán tiền mặt

- Sau khi nộp bảo hiểm xong, nhân viên đi nộp thuế sẽ giao lại cho kế toán thanh toán giấy xác nhận nộp bảo hiểm của cơ quan bảo hiểm.

8.3 Các bước thực hiện:

- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.

- Bảng Quản lý mua vào: “Phiếu chi” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu chi (số chứng từ, đối tượng, người nhận, lý do chi, số tiền,...) > “Lưu”.

- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > chọn tài khoản Nợ/Có tương ứng > “Ghi (F5)”.

- Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng.

9. Chi khác bằng tiền mặt: 

9.1 Định khoản:

Nợ TK 121                                          Chứng khoán kinh doanh

Nợ TK 244                                          Ký quỹ, ký cược dài hạn (TT200)

Nợ TK 1386                                        Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược (TT133)

Nợ TK 341                                          Vay và nợ thuê tài chính

Nợ TK 336                                          Phải trả nội bộ

Nợ TK 641                                          Chi phí bán hàng

Nợ TK 642                                          Chi phí quản lý doanh nghiệp (TT200)

Nợ TK 6421, 6422                              Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp (TT133)       

Nợ TK ...

            Có TK 111                               Tiền mặt  

9.2 Mô tả nghiệp vụ:

Khi phát sinh các nghiệp vụ chi khác bằng tiền mặt, thường phát sinh các hoạt động sau:

- Kế toán thanh toán sẽ lập Phiếu chi.

- Thủ quỹ sẽ căn cứ vào Phiếu chi để thu tiền, đồng thời ghi sổ quỹ.

- Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi số kể toán tiền mặt.

9.3 Các bước thực hiện:

- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.

- Bảng Quản lý mua vào: “Phiếu chi” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu chi (số chứng từ, đối tượng, người nhận, lý do chi, số tiền,...) > “Lưu”.

- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > chọn tài khoản Nợ/Có tương ứng > “Ghi (F5)”.

- Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng.