Thiết lập danh mục

Để nhập được số dư ban đầu và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên phần mềm iKeToan™, người dùng phải khai báo một số danh mục liên quan

Nội dung tài liệu hỗ trợ hướng dẫn người dùng cách tạo danh mục  trên phần mềm iKeToan™, theo những nội dung như sau:

1. Hệ thống tài khoản

2. Khách hàng, nhà cung cấp

3. Hàng hóa

4. Nhân viên

5. Tài sản cố định

6. Tài khoản ngân hàng

7. Tiền tệ

8. Thông số kết chuyển

II. Hướng dẫn:

1. Hệ thống tài khoản:

1.1 Nội dung:

Danh mục Hệ thống tài khoản được sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản, mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên tài khoản. Thông thường phần mềm iKeToan đã thiết lập sẵn hệ thống tài khoản chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính.

1.2 Các bước thực hiện:

- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Danh mục” > “Tài khoản”

- Bảng Hệ thống tài khoản: nhấn chọn “Thêm (F4)” > nhập Số hiệu tài khoản, tên tài khoản, tài khoản cha,... >  chọn “Ghi (F5)” lưu lại thông tin đã khai báo.

2. Khách hàng, nhà cung cấp:

2.1 Nội dung:

Danh mục khách hàng, nhà cung cấp dùng để quản lý đối tượng là khách hàng, nhà cung cấp, thống kê mua, bán hàng hóa và theo dõi công nợ chi tiết đến từng khách hàng, nhà cung cấp.

Mỗi khách hàng, nhà cung cấp sẽ được nhận diện bằng mã khác nhau gọi là mã khách hàng, nhà cung cấp. Mã này thông thường sẽ do người dùng đặt sao cho phù hợp với mô hình hoạt động và quản lý của doanh nghiệp.

2.2 Các bước thực hiện:

- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Danh mục” > “Khách hàng”

- Bảng Danh mục khách hàng/đối tác: chọn Danh mục nhóm khách hàng (khách hàng, nhà cung cấp, đại lý, khách hàng lẻ) > “Thêm (F4)” > nhập mã khách hàng, tên khách hàng, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại,... > “Ghi (F5)” lưu lại thông tin đã khai báo.

Lưu ý: người dùng có thể nạp thông tin khách hàng vào phần mềm bằng file mẫu excel.

Nhấn chọn “File mẫu” tải file mẫu excel về máy và nhập dữ liệu vào file > nhấn “Nạp dữ liệu” để chọn file mẫu vừa nhập dữ liệu nạp lên phần mềm. 

3. Hàng hóa:

3.1 Nội dung:

Danh mục nhóm hàng hóa, dịch vụ cho phép người dùng thiết lập hàng hóa, dịch vụ khác nhau nhưng có cùng một tính chất, một tiêu chí quản lý để phục vụ cho công tác quản lý hàng hóa, dichj vụ của doanh nghiệp

Danh mục hàng hóa, dịch vụ dùng để quản lý tình hình nhập, xuất, tồn của hàng hóa, dịch vụ. Mỗi hàng hóa, dịch vụ sẽ mang một mã riêng và được người dùng đặt sao cho thuận tiện nhất và dễ nhớ nhất phù hợp với công tác quản lý hàng hóa tại doanh nghiệp.

3.2 Các bước thực hiện:

- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Danh mục” > “Hàng hóa” 

- Khởi tạo danh mục Kho:

Danh mục Kho cho phép khai báo thông tin về từng kho quản lý vật tư, hàng hoá, dịch vụ.

Bảng Danh mục kho: nhấn chọn “Thêm (F4)” > nhập ký hiệu, tên kho, địa chỉ,... > “Ghi (F5)” lưu lại thông tin.

- Khởi tạo đơn vị tính:

Danh mục đơn vị tính cho phép khai báo thông tin từng đơn vị tính.

Bảng Danh mục đơn vị tính: nhấn chọn “Thêm (F4)” > nhập đơn vị tính,...> “Ghi (F5)” lưu lại thông tin.

- Khởi tạo danh mục nhóm hàng:

Bảng Danh mục hàng hóa: nhấn chọn “Chọn danh mục chuẩn” > tích chọn nhóm hàng phù hợp với doanh nghiệp > “Chọn”

Lưu ý: Người dùng có thể khởi tạo nhóm hàng tùy ý nếu không chọn được nhóm hàng phù hợp trong danh mục chuẩn. 

- Khởi tạo danh mục hàng hóa theo nhóm hàng:

Bảng Danh mục hàng hóa: chọn Danh sách nhóm hàng > “Thêm (F4)” > nhập mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, thuế suất,... > “Ghi (F5)” lưu lại thông tin đã khai báo.

Lưu ý: người dùng có thể nạp danh mục hàng hóa vào phần mềm bằng file mẫu excel.

Nhấn chọn “File mẫu” tải file mẫu excel về máy và nhập dữ liệu vào file > nhấn “Nạp dữ liệu” để chọn file mẫu vừa nhập dữ liệu nạp lên phần mềm. 

4. Nhân viên:

4.1 Nội dung:

Danh mục nhân viên cho phép người dùng thiết lập danh sách toàn bộ phòng ban, vị trí, nhân viên trong đơn vị. Danh mục phòng ban không chỉ phục vụ cho công việc tính lương nhân viên mà còn sử dụng cho công việc theo dõi toàn bộ chi phí, TSCĐ, CCDC…theo phòng ban, đơn vị

4.2 Các bước thực hiện:

- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Danh mục” > “Nhân viên (Hồ sơ, Bộ phận, Vị trí)” 

- Bảng Danh mục phòng ban, Danh mục vị trí công việc, Danh sách người lao động: nhập thông tin bộ phận, vị trí, nhân viên,... vào bảng tương ứng > “Lưu (F5)” lưu lại thông tin đã khai báo.

Danh mục phòng ban: 

Danh mục vị trí công việc: 

Danh sách người lao động: 

5. Tài sản cố định:

5.1 Nội dung:

Danh mục Tài sản cố định cho phép thiết lập danh mục loại TSCĐ được sử dụng cho doanh nghiệp, phục vụ cho công tác hạch toán và trích khấu hao TSCĐ hàng kỳ.

5.2 Các bước thực hiện:

- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Danh mục” > “Tài sản” 

- Bảng Danh mục bộ phận khấu hao, Danh mục loại tài sản, Danh mục tài sản cố định: chọn “Thêm (F4)” > nhập thông tin bộ phận khấu hao, loại tài sản, tên tài sản cố định, kế toán,... > “Ghi (F5)” lưu lại thông tin đã khai báo.

Danh mục bộ phận khấu hao:

Danh mục loại tài sản:

Danh mục tài sản cố định:

6. Tài khoản ngân hàng:

6.1 Nội dung:

Danh mục tài khoản ngân hàng dùng để khai báo các tài khoản ngân hàng để lấy thông tin về các tài khoản này lên các chứng từ giao dịch liên quan như nộp tiền vào tài khoản, séc/ ủy nhiệm chi…

6.2 Các bước thực hiện:

- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Danh mục” > “Tài khoản ngân hàng”

- Bảng Danh mục tài khoản ngân hàng: chọn “Thêm (F4)” > nhập ký hiệu tài khoản, số tài khoản, tên tài khoản, ngân hàng,...> “Ghi (F5)” lưu lại thông tin đã khai báo.

7. Tiền tệ:

7.1 Nội dung:

Danh mục tiền tệ dùng để khai báo các loại tiền tệ sẽ sử dụng để hạch toán lên các chứng từ giao dịch liên quan như hóa đơn, phiếu thu/ chi, ủy nhiệm chi,...

7.2 Các bước thực hiện:

- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Danh mục” > “Tiền tệ” 

- Bảng Danh mục loại tiền: chọn “Thêm (F4)” > nhập ký hiệu, tỷ giá, tên loại tiền tệ,...> “Ghi (F5)” lưu lại thông tin. 

8. Thông số kết chuyển:

8.1 Nội dung:

Cho phép khai báo thông số kết chuyển cuối kỳ để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh như: kết chuyển doanh thu, kết chuyển chi phí và kết chuyển lãi lỗ,...

8.2 Các bước thực hiện:

- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Danh mục” > “Khai báo thông số kết chuyển” 

- Bảng Thông số kết chuyển: chọn “Thêm (F4)” > nhập mã kết chuyển, tài khoản Nợ, tài khoản Có, diễn giải,...> “Ghi (F5)” lưu lại thông tin đã khai báo.